Chaque local scanné apparaît sur le plan
Le superviseur voit la route avancer, classe par classe, sans téléphoner à personne.
Une journée à l’école avec la plateforme HB
Que l’entretien de votre établissement soit fait par votre équipe ou confié à un prestataire, la plateforme HB vous montre ce qui a été fait, dans quel local et à quelle heure. Quand un imprévu survient, la demande arrive à la bonne personne. La vidéo suit la journée type d’un collège, de 6 h à 18 h.
Ce que la vidéo montre
Quatre moments qui changent le quotidien d’une école
Un signalement arrive à la bonne personne
Un code QR à la porte des toilettes suffit. Le ticket part vers la préposée du secteur ou vers le concierge, selon le problème.
Le travail est validé avec une photo
Le superviseur ferme le ticket en voyant le résultat. L’enseignante reçoit un courriel de suivi.
La direction voit la journée au complet
Locaux faits, tickets réglés, inspections et écrans des toilettes, dans un seul portail.
À qui s’adresse la plateforme
Aux écoles, et aux entreprises d’entretien qui travaillent pour elles
La plateforme HB sert aux directions d’écoles, de collèges et de cégeps, aux centres de services scolaires et aux prestataires d’entretien qu’ils engagent. L’école voit ce qui se fait chez elle. L’équipe d’entretien, la sienne ou celle d’un prestataire, a de quoi montrer son travail.
ValkarTech conçoit et développe la plateforme au Québec. Des entreprises d’entretien et des gestionnaires d’immeubles l’utilisent déjà tous les jours.
La plateforme HB est développée au Québec
La journée, étape par étape
Du pointage de 6 h à la dernière classe de 18 h
Le Collège Val-des-Cèdres et les personnes de cette journée sont inventés. L’équipe d’entretien de la vidéo pourrait être celle de l’école ou celle d’un prestataire. Les écrans reprennent ceux de la plateforme HB.
6 h 01
Aminapréposée à l’entretien
Elle pointe son arrivée
À l’entrée de service, Amina touche son nom sur la tablette et entre son NIP. Son superviseur sait qu’elle est en poste.
6 h 26
Aminapréposée à l’entretien
Elle scanne la puce de la classe 202
Elle approche son téléphone de la puce collée à la porte. Les quatre tâches du local s’affichent et se cochent au fil du travail. Le temps passé est comparé au temps prévu.
6 h 40à 9 h 38
Patricksuperviseur de l’entretien
Il suit la route sur le plan
Au bureau, Patrick voit la route d’Amina avancer sur le plan du 2e étage. Chaque local passe au vert quand il est terminé, avec l’heure et le temps passé. Il sait où elle en est sans l’appeler.
9 h 38
Aminapréposée à l’entretien
L’écran des toilettes se met à jour
Quand Amina sort des toilettes des filles, son téléphone met à jour l’écran de la porte par Bluetooth. L’heure du dernier entretien affichée est donc celle de son passage. L’écran fonctionne sur pile, sans fil ni Wi-Fi.
10 h 12
Julieenseignante
Elle signale une flaque d’eau
Julie remarque de l’eau près des lavabos. Elle scanne le code de l’écran, choisit « Plancher mouillé » et ajoute un mot. Le lieu est déjà connu grâce au code, et elle n’a rien à installer.
10 h 12
Aiguillageautomatique
Le ticket part vers la bonne personne
Le signalement devient un ticket classé « Entretien ménager ». Il est assigné à la préposée du secteur et une notification part sur son téléphone. Une demande liée au bâtiment serait allée au concierge du collège.
10 h 14
Aminapréposée à l’entretien
Elle règle le dégât et joint une photo
Amina prend le ticket en charge, sèche le plancher et pose l’affiche « plancher glissant ». Elle joint une photo et note que le joint du lavabo 2 fuit.
10 h 31
Patricksuperviseur de l’entretien
Il valide et ferme le ticket
Patrick voit la photo et ferme le ticket, 19 minutes après le signalement. Julie reçoit un courriel de suivi. Patrick crée aussi un ticket pour le joint du lavabo, destiné au concierge.
13 h 32
Patricksuperviseur de l’entretien
Il inspecte une classe
Dans la classe 207, Patrick note ce qui ne va pas : un pupitre tracé, de la gomme au sol, une poubelle non vidée. Chaque non-conformité a sa photo, et le score de 88 % reste au-dessus de la cible de 85 %.
14 h 30et 15 h 28
Amina et Kevinquart de jour, quart du soir
La relève arrive
Amina pointe sa sortie. Kevin arrive pour le quart du soir, qui s’occupe des classes une fois les élèves partis.
15 h 48
Lucconcierge du collège
Le concierge répare le joint
Luc reçoit le ticket du lavabo dans la même application que l’équipe d’entretien et le ferme une fois le joint refait. Patrick et la direction le voient aussitôt.
16 h 10
Hélènedirectrice des services du collège
La direction fait le point
Hélène ouvre le tableau de bord du collège : locaux faits, tickets réglés et délai moyen, score de qualité, écrans des toilettes à jour. Elle n’attend pas le rapport de fin de mois.
18 h
Kevinpréposé à l’entretien, quart du soir
Les classes sont prêtes pour demain
La route du soir est terminée : les huit locaux du 2e étage sont faits. Chaque passage est consigné et servira au rapport mensuel.
Vous aimeriez voir ces écrans avec vos locaux ?
Nous préparons la démonstration avec le plan d’un de vos pavillons.
Les outils de la plateforme HB
Cinq outils qui partagent les mêmes données
Ce qu’un employé fait dans une application apparaît tout de suite dans les autres et dans le portail de la direction.
Le pointage des employés
Pour les préposés et leurs superviseurs
- Une tablette à l’entrée de service, au nom de votre école.
- Arrivée, pauses et sortie avec un NIP personnel.
- Photo à l’arrivée et à la sortie si le contrat le demande.
- La liste des employés en service est à jour en tout temps.
Les routes et les tâches, local par local
Pour les préposés, les superviseurs et la direction
- Une puce discrète à la porte de chaque local, sans texte ni pictogramme.
- Au scan, les tâches du local s’affichent avec le temps prévu.
- Des temps de référence par local, établis à partir des temps de nettoyage ISSA.
- Les tâches périodiques, comme les vitres ou le cirage, avec photo et validation.
- Fonctionne sans réseau : les scans partent dès que le téléphone se reconnecte.
Les écrans des toilettes
Pour le personnel, les visiteurs et l’équipe d’entretien
- Un écran à encre électronique, sur pile, posé sans fil ni Wi-Fi.
- Le téléphone de l’employé le met à jour à son passage.
- L’heure du dernier entretien est visible de tous.
- Un code QR pour signaler un problème en quelques secondes.
- Aux couleurs de votre école.
Les demandes et leur suivi
Pour la direction, le personnel, le concierge et l’équipe d’entretien
- Des tickets créés par code QR, par le portail ou par courriel.
- Une assignation automatique selon la catégorie : entretien ménager ou bâtiment.
- Statut, échéance, photos et notes au même endroit.
- Un accusé de réception et un courriel de suivi pour la personne qui a fait la demande.
- L’historique complet de chaque ticket.
Les inspections de qualité
Pour les superviseurs de l’entretien et, si vous le souhaitez, la direction de l’école
- Une inspection local par local, sur téléphone ou tablette.
- L’inspecteur note ce qu’il voit, comme un pupitre tracé, de la gomme au sol ou une poubelle non vidée.
- Chaque non-conformité est accompagnée de sa photo.
- Le score est calculé sur place et comparé à votre cible.
- Les résultats s’accumulent mois après mois, pour voir les tendances.
Le portail de la direction et des superviseurs
Pour la direction de l’école et les superviseurs de l’entretien
- Le plan interactif de chaque étage, avec les passages de la journée.
- Un tableau de bord : locaux faits, tickets, inspections, écrans des toilettes.
- Des rapports à exporter en Excel, CSV ou PDF.
- Un accès réservé à la direction pour ses propres immeubles.
Un de ces outils vous intéresse plus que les autres ?
Dites-nous lequel et nous bâtirons la démonstration autour de lui.
Les avantages pour votre école
Ce que la plateforme change pour chacun
L’entretien d’une école touche tout le monde, des classes aux toilettes en passant par le gymnase. Voici ce que chaque personne y gagne.
La direction
- Vous voyez ce qui a été fait, local par local, au lieu de vous fier à une feuille signée.
- Vous savez quand chaque toilette a été entretenue pour la dernière fois.
- Vous avez des chiffres à présenter au conseil d’administration ou au centre de services scolaire : locaux faits, délais de réponse, scores de qualité.
- Vous recevez un rapport mensuel prêt à transmettre.
Le concierge et les ressources matérielles
- Les demandes liées au bâtiment arrivent directement, avec le lieu et une photo.
- Moins de courriels et d’appels à démêler.
- Le travail du concierge et celui de l’équipe d’entretien sont dans la même plateforme.
Le personnel enseignant
- Signaler un problème prend quelques secondes avec le code QR de l’écran.
- Aucune application à installer.
- Un courriel confirme que c’est réglé.
L’équipe d’entretien
- Des routes claires, avec les tâches de chaque local.
- On sait tout de suite où on est attendu quand un imprévu arrive.
- Le personnel qui travaille seul le soir est protégé par un bouton SOS et une alerte d’inactivité.
Le prestataire d’entretien
- Vous montrez à l’école le travail fait, local par local, avec l’heure de chaque passage.
- Vos superviseurs suivent leurs écoles à partir du même portail.
- Les délais de réponse et les scores d’inspection sont chiffrés, ce qui aide quand vient le temps de rendre des comptes.
Les élèves et leurs parents
- Des toilettes propres et approvisionnées, entretenues plusieurs fois par jour.
- L’heure du dernier entretien est affichée à la porte, à la vue de tous.
- Une école qui se présente bien, aux portes ouvertes comme les autres jours.
Pourquoi c’est important dans une école
L’hygiène
Pendant la saison des rhumes et des gastros, savoir que les toilettes et les points de contact ont été faits compte.
La sécurité
Un plancher mouillé est un risque de chute. Plus il est signalé et réglé vite, mieux c’est.
La confiance
Les parents, le personnel et les visiteurs voient une école tenue, et vous avez de quoi le démontrer.
Et dans votre école ?
Nous regardons avec vous ce que la plateforme changerait pour votre direction et pour votre équipe d’entretien.
Mise en place
Comment on démarre dans votre école
Nous faisons le déploiement avec votre équipe d’entretien ou avec votre prestataire. Vous n’avez rien à installer.
La visite de l’école
Nous faisons le tour des pavillons avec vous et nous dressons la liste des locaux, de leur superficie et de leur usage.
Les routes et les temps prévus
Nous préparons les routes de jour et de soir et le temps prévu pour chaque local, selon vos horaires de classe.
Les puces et les écrans
Nous posons une puce à la porte de chaque local et un écran HBconnect aux toilettes que vous choisissez.
La formation des équipes
Les préposés, les superviseurs et votre concierge apprennent à utiliser l’application. Elle est offerte en français, en anglais et en espagnol.
L’accès de la direction
Vous recevez votre accès au portail, puis votre premier rapport à la fin du premier mois.
Aucuns travaux : les puces se collent et les écrans HBconnect fonctionnent sur pile, sans prise ni Wi-Fi.
La première étape est une visite
Elle nous sert à dresser la liste de vos locaux et à vous préparer une proposition.
Questions fréquentes
Ce que les écoles nous demandent
Notre entretien est confié à un prestataire. Est-ce que ça fonctionne quand même ?
Oui. Les préposés et les superviseurs de votre prestataire utilisent les applications, et la direction a son propre accès au portail. Le déploiement est le même si l’entretien est fait par votre propre équipe.
Nous sommes une entreprise d’entretien. Pouvons-nous l’offrir aux écoles que nous servons ?
Oui. Des entreprises d’entretien utilisent déjà la plateforme HB chez leurs clients. Nous faisons la démonstration avec vous, puis avec l’école si vous le souhaitez.
Les employés sont-ils suivis par GPS ?
Non. HBscan n’utilise pas le GPS. Seul le passage dans un local est enregistré, quand l’employé scanne la puce de la porte.
Et si le réseau ne se rend pas au sous-sol ?
HBscan garde les scans dans le téléphone et les envoie dès que le réseau revient. L’heure enregistrée est celle du passage.
Faut-il du filage pour les écrans des toilettes ?
Non. L’écran HBconnect fonctionne sur pile. Le téléphone de l’employé le met à jour par Bluetooth à son passage, sans prise ni Wi-Fi.
Les élèves doivent-ils utiliser leur cellulaire ?
Non. Le code QR s’adresse au personnel et aux visiteurs. Un élève qui voit un problème peut en parler à un adulte de l’école.
Notre concierge peut-il utiliser la plateforme ?
Oui. Il reçoit les demandes liées au bâtiment dans la même application, et la direction voit leur suivi.
Qu’arrive-t-il au personnel qui travaille seul le soir ?
Si le téléphone ne bouge plus pendant le délai prévu, il sonne pendant 30 secondes. Si l’employé répond, personne n’est avisé. Sinon, la personne ressource reçoit une alerte avec le dernier local scanné. L’employé a aussi un bouton SOS.
Dans quelles langues ?
Les applications sont offertes en français, en anglais et en espagnol.
Pouvons-nous consulter nos propres données ?
Oui. La direction a son propre accès au portail, et les rapports s’exportent en Excel, CSV ou PDF.
Combien ça coûte ?
Le prix dépend du nombre de pavillons, de locaux et d’écrans. Nous vous préparons une proposition après la visite de votre école.
Une autre question ?
Nous y répondons volontiers, au téléphone ou chez vous.
Nous joindre
Demandez une démonstration pour votre école
Nous venons chez vous, nous faisons le tour de vos pavillons et nous vous montrons la plateforme avec vos propres locaux.
ValkarTech
Karl Bédard, directeur principal
Téléphone514 830-2280
Courrielkbedard@valkartech.com
Site Webvalkartech.com
Pour préparer la rencontre
- le nombre de pavillons et d’étages à couvrir ;
- qui fait l’entretien aujourd’hui, votre équipe ou un prestataire ;
- les toilettes où vous aimeriez voir un écran HBconnect ;
- ce que votre direction voudrait trouver dans un rapport mensuel.
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