
Chaque toilette scannée apparaît sur le plan de l’étage
Le superviseur suit la tournée d’un étage à l’autre, avec l’heure de chaque passage, sans appeler personne.
Dans une tour de bureaux, l’entretien se fait surtout quand les étages sont vides, et les locataires jugent le résultat le lendemain matin. Avec la plateforme HB, la gestionnaire de l’immeuble et le superviseur de l’entretien voient ce qui a été fait, où et à quelle heure. Les préposés se parlent dans l’application, photo à l’appui, et chaque demande d’un locataire devient un ticket suivi jusqu’à la photo du travail fait. La vidéo suit une journée type à la Tour Belcourt, une tour fictive de 30 étages, de 6 h à 23 h.
Ce que la vidéo montre

Le superviseur suit la tournée d’un étage à l’autre, avec l’heure de chaque passage, sans appeler personne.

Une tache dans le hall, une photo, une réponse du superviseur deux minutes plus tard. Personne n’a eu à donner son numéro de cellulaire.

La demande ne dort pas dans une boîte personnelle. Elle est assignée à la préposée de jour et réglée, photo à l’appui, avant la réunion de 11 h.

Présence, routes, tickets en retard, scores et périodiques, immeuble par immeuble. La directrice des opérations du prestataire sait où agir avant que le client appelle.
Qui sommes-nous
La plateforme HB est développée et soutenue à Montréal par ValkarTech. Des gestionnaires d’immeubles et des entreprises d’entretien l’utilisent tous les jours pour suivre leurs routes, leurs demandes et leurs inspections.
Cette page montre ce qu’elle change dans une tour de bureaux, pour les personnes qui gèrent l’immeuble comme pour celles qui l’entretiennent.
Plateforme HB · HBpunch, HBscan et sa messagerie, HBconnect, HBticket, HBcontrol
La journée, étape par étape
La Tour Belcourt et les personnes de cette journée sont inventées. Les écrans ont été redessinés pour la vidéo d’après la plateforme HB. En démonstration, vous verrez la plateforme elle-même, avec un de vos immeubles.
Au local d’entretien du P1, Sofia touche son nom sur la tablette et entre son NIP. Son superviseur sait qu’elle est en poste, sans feuille de temps à ramasser en fin de semaine.

Avant l’arrivée des locataires, elle approche son téléphone de la puce posée près des ascenseurs. Les quatre tâches du hall s’affichent, des vitrines au plancher, et se cochent au fil du travail. Le temps passé est comparé au temps prévu pour ce local, établi selon sa superficie.

Au bureau, Jonathan suit la tournée des toilettes de Sofia sur le plan de l’étage où elle se trouve, du 15e au 26e. Chaque toilette passe au vert quand elle est terminée, avec l’heure et le temps passé, et la liste des derniers passages couvre tous les étages. Il sait où elle en est sans l’appeler, et une toilette oubliée ou un passage trop court se voit tout de suite.

De retour dans le hall, Sofia remarque une tache de café sur le tapis, devant les ascenseurs. Elle pose un cône, prend une photo et l’envoie à Jonathan dans la messagerie de HBscan. À 8 h 43, il répond que l’équipe du soir passera l’extracteur et ajoute la tâche à la route du soir. Aucun locataire n’a eu à écrire pour la signaler.

En sortant des toilettes, son téléphone met à jour l’écran de la porte par Bluetooth, en français et en anglais. L’heure du dernier entretien affichée est donc celle de son passage. L’écran fonctionne sur pile, sans fil ni réseau au mur.

Isabelle écrit que la salle de conférence Saint-Laurent a été laissée sale après un déjeuner, et qu’un client arrive à 11 h. Son courriel n’attend pas dans la boîte de quelqu’un qui est en congé. HBticket en fait un ticket et lui envoie un accusé de réception.

Classé « Entretien ménager », le ticket est assigné à Sofia et une notification part sur son téléphone. Une demande liée au bâtiment serait allée au technicien de l’immeuble, du côté de la gestionnaire.

Sofia prend le ticket en charge, ramasse les tasses, nettoie la table et replace les chaises. Elle joint une photo de la salle et note qu’une lumière grésille au-dessus de la table.

Jonathan voit la photo et ferme le ticket, 22 minutes après le courriel. Isabelle reçoit un courriel de suivi bien avant sa réunion. Pour la lumière, Jonathan crée un ticket lié, classé « Bâtiment », qui part directement au technicien de la gestionnaire.

Dans la cuisinette du 18e, Jonathan note ce qui ne va pas : un comptoir collant près de la machine à café, des résidus dans l’évier, un bac de compost plein. Chaque non-conformité a sa photo, et le score de 89 % dépasse la cible de 85 %. L’équipe d’entretien connaît sa note avant la visite de la gestionnaire.

Patrick reçoit la demande dans la même plateforme que l’équipe d’entretien. Il remplace le panneau lumineux et ferme le ticket. Jonathan et la gestionnaire le voient aussitôt, sans courriel de relance.

Valérie ouvre le tableau de bord de la tour. Elle y trouve les toilettes faites, les tickets réglés et leur délai moyen, le score de qualité du mois, les écrans HBconnect à jour et les périodiques de novembre. Elle a ses chiffres sans demander de rapport au prestataire d’entretien.

Martine voit ses immeubles côte à côte, avec la présence, les routes du jour, les tickets ouverts et en retard, le score du mois et les périodiques à valider. Un immeuble passe à l’ambre, avec deux absences et trois tickets en retard. Elle ouvre le détail et écrit au superviseur, avant que le client appelle.

Neuf préposés sont prévus pour le soir. Huit pointent leur arrivée entre 17 h 28 et 17 h 33. L’absence au 22e se voit tout de suite sur la tablette, et le superviseur réorganise la soirée avant que l’étage reste à faire.

La tâche ajoutée le matin par Jonathan est dans la route de Diego. Il prend une photo avant, passe l’extracteur, puis prend une photo après. La tâche passe à « À vérifier », puis elle est validée. Chaque périodique du mois a ainsi sa preuve quand vient le temps de la facturer.

Diego fait l’étage local par local, de la réception aux toilettes. Il travaille seul : si son téléphone ne bouge plus, il sonne d’abord, et sans réponse, le superviseur est avisé. À 23 h, les douze locaux de sa route sont faits, et chaque passage servira au rapport du mois.

Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’un immeuble, et nous préparons la démonstration avec ses vrais locaux.
Les outils de la plateforme HB
Ce qu’un employé fait dans une application apparaît tout de suite dans les autres et dans le portail, pour le prestataire d’entretien comme pour la gestionnaire de l’immeuble.

Le pointage des employés
Pour les préposés, les chefs d’équipe et les superviseurs

Les routes et les tâches, local par local
Pour les préposés, les superviseurs et la direction

Le chat de HBscan, entre collègues et avec le superviseur
Pour les préposés, les chefs d’équipe et les superviseurs

Les écrans des toilettes
Pour les locataires, leurs visiteurs et l’équipe d’entretien

Les demandes et leur suivi
Pour la gestionnaire, les locataires, le technicien et l’équipe d’entretien

Le contrôle de qualité
Pour les superviseurs de l’entretien et pour la gestionnaire qui fait ses propres inspections

Le portail de la gestionnaire et du prestataire
Pour la gestionnaire de chaque immeuble, la direction des opérations du prestataire et ses superviseurs
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Pour le gestionnaire immobilier
Vous répondez à un propriétaire et à des locataires, et l’entretien se fait surtout le soir, quand vous n’êtes plus dans l’immeuble. La plateforme vous montre le travail fait, garde la preuve du service rendu et suit chaque demande de locataire jusqu’à sa fermeture.
L’essentiel de l’entretien se fait le soir, dans des étages vides. Vous voyez le résultat le lendemain, rarement le travail, et une plainte devient vite la parole de l’un contre celle de l’autre.
Le locataire vous écrit, vous écrivez au superviseur de l’entretien, qui appelle son chef d’équipe. Une demande peut attendre une journée dans la boîte de quelqu’un qui est en congé.
Vous payez le shampooing des tapis, le lavage des vitres intérieures et le cirage, et vous voulez savoir que le travail a été fait. Sans photo, la discussion revient à chaque facture.
| Ce que vous voyez | Où vous le voyez |
|---|---|
| Les passages et l’heure du dernier entretien de chaque local | le plan de chaque étage et les écrans HBconnect |
| Les demandes des locataires, leur délai et la photo du travail fait | HBticket, dans votre portail |
| Le score de qualité du mois et les non-conformités avec photo | le tableau de bord de l’immeuble |
| Les périodiques faites, avec les photos avant et après | le rapport mensuel |
| Toutes ces données, à reprendre dans vos propres rapports | les exports Excel, CSV ou PDF |
Vous gardez votre prestataire. Nous déployons la plateforme avec son superviseur, dans l’immeuble que vous choisissez, et vous recevez votre accès au portail. Vous pouvez aussi l’inscrire à votre prochain devis d’entretien, pour que le suivi des passages, les délais de réponse et les photos fassent partie du contrat.
Envoyez-nous la liste de ses étages et de ses locaux, et nous préparons la démonstration avec ses vrais locaux. Votre prestataire d’entretien peut y assister.
Pour le prestataire d’entretien
Dans une tour de bureaux, un contrat se joue sur ce que le client voit le matin et sur la vitesse à laquelle vous répondez à ses demandes. Voici ce que la plateforme apporte à votre entreprise, des préposés à la direction des opérations.
La plateforme mesure tout ce qui suit. Vous choisissez ce que vous montrez au client, et vous gardez le reste pour gérer vos immeubles.
| Ce qui est mesuré | Ce que ça remplace |
|---|---|
| Présence par immeuble et par quart, dès le pointage | les appels pour savoir qui est entré |
| Locaux faits sur locaux prévus, par route et par quart | la feuille de route signée |
| Temps passé par local, comparé au temps prévu | l’estimation faite à l’œil |
| Délai de prise en charge et de fermeture de chaque demande, avec la photo du travail | les courriels à retrouver |
| Score du contrôle de qualité par immeuble, d’un mois à l’autre | la tournée d’inspection sur papier |
| Périodiques faites, avec photo et validation | le bon de travail signé |
Quand la gestionnaire voit chaque jour les passages, les délais et les photos, la conversation change. Une plainte se vérifie en deux clics plutôt qu’en trois courriels. Au moment de renouveler le contrat, vous discutez des passages, des délais, des scores et des périodiques de l’année. Vous avez apporté cet outil à l’immeuble, et le crédit vous en revient.
Nous pouvons préparer la démonstration avec un immeuble que vous entretenez et la faire avec vous, devant la gestionnaire.
Mise en place
ValkarTech s’occupe du déploiement avec le superviseur de l’entretien et la gestionnaire de l’immeuble. Il n’y a rien à installer sur vos serveurs.
Nous choisissons ensemble un immeuble où l’essai sera parlant, avec une équipe stable et un superviseur prêt à s’en servir.
Nous faisons le tour des étages avec le superviseur de l’entretien et dressons la liste des locaux, de leur superficie et de leur usage.
Nous préparons les routes de jour et de soir et le temps prévu pour chaque local, à partir des routes actuelles et des temps de nettoyage ISSA. Les périodiques du contrat y sont inscrites avec leur fréquence.
Nous posons une puce à la porte de chaque local et un écran HBconnect aux toilettes choisies avec la gestionnaire de l’immeuble.
Les préposés, les chefs d’équipe et les superviseurs apprennent à utiliser l’application, en français, en anglais ou en espagnol. La messagerie est prête dès le premier jour.
La direction du prestataire reçoit la vue de ses immeubles. La gestionnaire reçoit l’accès à son immeuble, puis son premier rapport à la fin du premier mois.
Il n’est pas nécessaire de déployer partout. Une tour suffit pour commencer, avec ses toilettes et ses aires communes, les routes de jour et de soir, quelques écrans HBconnect et la messagerie pour l’équipe. Vous comparez ce que la plateforme vous montre avec ce que vous saviez, puis vous décidez pour vos autres immeubles. Les puces et les écrans restent en place à l’étape suivante.
Il n’y a pas de travaux à faire dans l’immeuble. Les puces se collent et les écrans HBconnect fonctionnent sur pile, sans prise ni Wi-Fi. Rien n’est branché au réseau de l’immeuble.
Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’un immeuble, et nous préparons la démonstration avec ses vrais locaux.
Questions fréquentes
L’un ou l’autre. Un gestionnaire peut la demander pour ses immeubles et y donner accès à son prestataire d’entretien. Un prestataire peut l’apporter dans les immeubles qu’il entretient et ouvrir un accès à son client. Dans les deux cas, nous faisons le déploiement avec l’équipe sur place.
Chaque utilisateur ne voit que les immeubles et les fonctions qui lui sont attribués. La gestionnaire voit son immeuble. La vue de l’ensemble des immeubles d’un prestataire reste au prestataire. Les accès se décident avec nous au démarrage et se modifient ensuite au besoin.
Pour le travail, oui. Chaque employé écrit à son superviseur ou à un collègue de son équipe, avec des photos, dans l’application qu’il utilise déjà pour ses routes. Personne n’a à donner son numéro personnel. La messagerie utilise le réseau de l’immeuble ou le réseau cellulaire.
Non. HBscan n’utilise pas le GPS. Seul le passage dans un local est enregistré, quand l’employé scanne la puce de la porte.
HBscan garde les scans dans le téléphone et les envoie dès que le réseau revient. L’heure enregistrée est celle du passage. La tablette HBpunch se place au local d’entretien, là où le signal passe.
L’application fonctionne sur un téléphone fourni par l’employeur ou sur celui de l’employé, selon les règles de l’entreprise. Scanner une puce demande un seul geste, celui d’approcher le téléphone de la porte du local.
Non. Ils écrivent à l’adresse des demandes de l’immeuble, comme aujourd’hui, ou scannent le code QR de l’écran des toilettes. Le formulaire s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sans compte.
Non. L’écran HBconnect fonctionne sur pile. Le téléphone de l’employé le met à jour par Bluetooth à son passage, sans prise ni réseau au mur.
Si le téléphone ne bouge plus pendant le délai prévu, il sonne pendant 30 secondes. Si l’employé répond, personne n’est avisé. Sinon, la personne ressource reçoit une alerte avec le dernier local scanné. L’employé a aussi un bouton SOS.
Les applications sont offertes en français, en anglais et en espagnol. Les écrans des toilettes et le formulaire de signalement sont bilingues.
Oui. Un gestionnaire peut demander dans son devis un suivi par puces à chaque local, des fréquences prouvées, des photos des non-conformités et un accès au portail. Un prestataire peut décrire la plateforme dans sa soumission, et nous l’aidons à le faire.
Oui. Les rapports s’exportent en Excel, CSV ou PDF, et nous regardons avec vos TI tout besoin d’échange avec vos systèmes, comme la paie ou la facturation.
Les données de vos immeubles vous appartiennent. La plateforme est hébergée dans le nuage, et chaque utilisateur ne voit que ce qui lui est attribué. Nous remettons la documentation d’hébergement à votre service TI et nous répondons à son questionnaire de sécurité.
Le prix dépend du nombre d’immeubles, de locaux et d’écrans. Nous vous préparons une proposition après la visite d’un premier immeuble.
Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’un immeuble, et nous préparons la démonstration avec ses vrais locaux.
Nous joindre
Nous préparons la démonstration avec vos propres locaux. Envoyez-nous la liste des étages et des locaux d’un immeuble, et vous verrez ses routes, le plan de ses étages et son tableau de bord plutôt que ceux de la Tour Belcourt.
Karl Bédard, directeur principal
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